VTVジャパンではビジュアルコミュニケーションシステム専門の販売サービス提供会社として、日々お客様にソリューションのご提案や販売を行っています。
勿論、私たち自身も日々、様々なシチュエーションでビジュアルコミュニケーションを行っています。
そんな中、とある日に明らかになった、ま・さ・かの「実はテレビ会議が苦痛」問題。
人為的要因とシステム要因の2方向から検証を行い、私たちが実施した解決策を連載でご紹介します。
プロローグ
東京本社と大阪オフィスを接続して、コンサル会社を呼んでテレビ会議を行っていた時のことです。
会議終了後、来客を帰して会議室に戻ってきたところ、大阪側から参加していた社員とたまたま出張で大阪側から参加していた社長が、モニタの向こうで苦笑いしています。
「どうされました？」
「会議の内容が6割くらいしかわからんかった」
「え？どういうことです？」
「そっちの声がめちゃくちゃ聞き取りづらい。これじゃ会議にならない」
「ええ～！？」
私を含め、東京側の参加者は驚きました。
ここは会社で一番いい会議室です。
比較的高性能のシステムにマイクを増設して機材的には申し分なし、ネットワーク帯域も1.5Mと十分取って接続、たまに出るネットワークの乱れも今日の会議中にはなかったはず。。。
「東京側はなにも問題なかったですが･･･」
「こっちはひどいよ。今度この会議、録画して見てみなさい」
MCUサーバの録画機能を利用すれば、MCUが受け取る双方の映像/音声が確認できます。すなわち、大阪側で受け取っている東京側の映像/音声がそのまま確認できます。
早速、次の会議を録画して視聴してみることにしました。
接続先はずっとテレビ会議に不満があった!?
コンサルの方を東京側に招いて行われるこの会議は、大阪側からの参加者が1名で東京側が10名。司会進行も東京側にいることもあり、どうしても東京側中心に進みます。
なおかつ、コンサルの方は紙資料を持参され、全員でその資料をめくりながら説明を聞き、討論を行います。
録画データを確認したところ、参加者全員で紙をめくるとバサバサバサッと、こちらの想像以上に大きな音がします。紙とマイクが近いせいでしょうか、東京側会議室内で聞こえる音とは段違いです。そして、その大きな音が収まらないうちに、コンサルの方が説明を始めます。
当然、紙をめくる大きな音にコンサルの方の声はかき消され、まるで聞こえません。大阪側からコンサルの話が聞き取れないのはこれが原因だったようです。
実際の録画映像。ばしばしめくっております。
「ごめんね、気づかなくって。今度から紙めくるときに気をつけるわ」
「でもこちらは社外の方も含めて10名もいて必ず紙資料使うし、気をつけてもなかなか難しいかもしれません」
「うー、確かに･･･」
「実はですね･･･」
大阪側からいつも参加する社員が、この会議室で行われる他の会議もしょっちゅう聞き取りづらいことがあるのだと告白します。
「エアコンの音が変に気になる時もあって。それに、急に声が途切れたりするんです。他の大阪のみんなも言ってますけど、・・・結構ストレスなんですよ」
「そうだったんだ･･･」
早く言ってくれればよかったのにと思いつつ、参加人数が少ない拠点側から会議中に話をさえぎって口を挟むのは、勇気がいるかもしれません。
「そういえば、営業の〇〇さんも、この会議室とつなぐとデモがしづらいって」
「〇〇さんも経営会議の声が聞こえにくいって言ってた」
「そうなの！？」
ぼろぼろと出てくる証言におろおろしていると、代表の一言が飛びます。
「テレビ会議のスペシャリストのはずの我々が、テレビ会議が下手じゃだめでしょう！この件は徹底的に調べて解決しましょう！」
確かに。普段からテレビ会議についていいことばかりWebやら販促資料やこのブログに書いてる身としては、心苦しいばかりです。
このままでは、面目丸つぶれ。早々に解決しなければなりません。
こうして代表の下、技術顧問のO先生を含めたメンバーが招集され、この会議室の問題の究明と対策を協議していくことになりました。
テレビ会議の準備とマナー資料差し上げてます。ご興味のある方はこちら！
