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テレビ会議のVTVジャパン 社員ブログ

テレビ会議関連製品のマルチベンダー VTVジャパンの社員が最新情報とVTV社員の日常をお届けいたします。

【連載】テレビ会議を快適にしよう その4

【連載】テレビ会議を快適にしよう

大阪オフィス社員からのカミングアウトで、突如明らかになった”実はテレビ会議が苦痛”問題。

 *詳細は その1 その2 その3 をご参照ください。

MCUのオートゲインコントロールをOFFにすることで改善の兆しが見えましたが、今回浮上した「人的要因」についてもやはり見逃せません。

今回は、テレビ会議を不快にする人的要因を整理します。

 

何気にやっている行動が音声環境悪化の原因に

 

「具体的にテレビ会議中にやられて困ったことってなんですか?」

主に被害者となる大阪側のメンバーに質問したところ、大阪のSさんの顔に“にやり”と音がしそうな微笑が浮かびました。

「じゃあ、実際にやってみますね」

 

フリスクシャカシャカ

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会議中に口にする方が多い、フリスク等のタブレット菓子。
これを無意識にシャカシャカと音を立てて取り出し、口に入れることを繰り返す人が多い。これが思いの他、リアルで聞くより大きな音がする。
 

私:「なんか、いらいらしますね・・・」

代表:「ほんとに会議中にこんなことする人いるの?」

大阪Sさん:「部内ミーティングとか比較的ゆるめの打ち合わせの時に多いですね」

 

◆ボールペンカチカチ

ペンの調子が悪いのか、はたまた癖か習慣か、いつまでもカチカチとノックをやめない。このカチカチ音が、結構耳につく。

 

O先生:「無意識に繰り返す方はいらっしゃいますね」

大阪Kさん:「時間が長かったり熟考が必要な会議の時に多い気がします」

 

◆激しいキーボード音

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ダダダダダッと、ずっとキーボードを叩いて入力作業。マイクの近くなのでよく拾う。
 

私:「打音の強い人、何人か心当たりがありますね」

代表:「議事録等、どうしても会議中に入力作業が必要なときはマイクから離れた席に座るべきですね」 

 

◆ミュートをせずにマイクを動かす

マイクをミュートせずに引き寄せる。
テーブルを擦る音が結構大きくする他、マイクが落ち着いてきちんと音を拾い出すまで時間がかかる。

 

大阪Sさん:「マイクを動かすとオートゲインやノイズ軽減機能が再学習を行うので、音がしばらく落ち着かないんですよね。みんな、知ってるはずなんですが・・・」

O先生:「ミュートさえしてくれれば、相手先に気を遣ってマイクを近づけてくれてる良い人だと思うのに残念ですねぇ」

 

◆PCの画面に向かって発言する

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マイクの前でノートPCを開いたまま発言。
ちょうど画面の部分が盾になり、マイクまで声が届かない。

私:「これはノートPC持込派はほとんどやってませんか?」

代表:「同じ部屋の中では問題なく聞こえるから、気づかないんでしょうね」

 

◆複数の人間が一度に話す

交互に話す分には聞き分けられるが、マイクが切り替わる特性の問題もあり(詳細はその2を参照)、声が途切れたり誰が話しているのかわからなくなったりする。

大阪Sさん:「これ、内容が白熱してくると起こります」

大阪Kさん:「長い時間や大事なところでやられると、阻害感が半端ないんですよ」

 

大切なのは接続先を思いやる気持ち

 

「これに、先日の紙めくりの問題も入りますね。。。
無意識にやってることがほとんどで、皆さん、こんな風に相手に聞こえているなんて気づいてないと思います」

しかし、わざとではないとはいえ、常日頃、接続先の参加者をこのような目にあわせていたとは、東京側のメンバーはしょんぼりしています。

「会議や打ち合わせが窮屈なものになるのは意図するところではないですが、
最低限のマナーで相手を思いやることは忘れないようにしたいですね」

代表もやれやれといった顔です。

まずはこういうことが起こっていることを、皆さんに知ってもらう必要があると考え、勉強会の実施を提案したところ、テレビ会議技術に詳しくない部署や新入社員もいるので、どうしてこの行動がこういう障害を起こすのかも合わせて説明をして、ルール化まで行うことになりました。

 

というとで、次回、最終回はテレビ会議マナーに関する勉強会を社内で実施したお話です。

1月6日頃公開予定

 

テレビ会議マナー資料差し上げています。ご希望の方はお気軽にご応募ください。

www.vtv.co.jp