大阪オフィス社員のカミングアウトから始まった、テレビ会議を快適に行うための打ち合わせ。
原因と対策方法を相談してテレビ会議を実施する際のルールがまとまったので、全社向けに勉強会を行い周知徹底することになりました。
今回で最終回ですが、さて、果たしてテレビ会議は快適になるのか！？
*詳細は、その1 その2 その3 その4 をご参照ください。
原因はシステム的要因と人的要因の2つがあることを紹介し、それぞれの原因と対策を行いました。
システム要因と解決方法
メーカー推奨の設定が、弊社環境には不適切だったことを紹介し、以下の設定変更と設定維持をルール化することを周知しました。 *詳細は その3 を参照
◆原因
・MCUのオートゲインコントロールが過剰に働き、会議室の残響音や空調の音を強調している
・参加端末とMCUの音声プロトコルが統一されておらず、音声帯域の少ないプロトコルで接続されるケースがあった
◆上記、解決策：
・MCUの音声プロトコルをAAC-LCを優先に変更し、参加端末の設定も合わせて変更
設定の差について、アンケート時に既に皆で体感済みであったこともあり、こちらについては、すんなり受け入れられたようです。
端末にも音声プロトコルを優先設定設定画面があり、接続先とあわせると狙ったとおりのプロトコルで接続できます。
（通常は自動設定）
人的要因は原因を認識して気をくばること
続けて人的要因の例を説明する前に、前回と同じく大阪側から実演をしてもらいました。 *詳細は その4 を参照
「うわ～（小声）」
引きつった顔で大阪Sさんの実演を見る社員の皆さん、心当たりがあるようです。
正直、これを実施していただいたことで説明の大半は終わったようなものでしたが、
NGポイントとして下記の3つを紹介しました。
◆NGポイントのまとめ
・会議中に不要な音を立てる
・接続先に声が届きにくい状況を作る
・空調の風音が大きい・音が反響しやすいなど、会議室の環境が悪いまま会議を始める
◆上記の対策
・不要な音を立てない
・マイクがきちんと声を拾えるように気を配る
・会議前に空調音や環境を調節する
まとめるとこういうことですね
この他、マイクの特性をきちんと理解した上で気を配る必要があるということで、マイクのオートゲインコントロールとビームフォーミングの仕組みを解説しました。
*詳細は その3 を参照
最後に代表から重要な一言、
「聞こえない、聞こえづらい時は相手にきちんと伝えることも大切です。
遠慮せずに言える環境を作ることも心がけてください」
コミュニケーションは大切に
「あの勉強会後、テレビ会議が大分快適になりましたよ。やっていただいてよかったです」
しばらく後に大阪のスタッフにそんな言葉をいただきました。
「会議で感じていた阻害感が大分なくなり、発言しようかなという気になります」
「ひどい話だけど、こちらじゃ気がつけなかったかもしれない。
言ってもらってよかったよ」
問題が解決するのは気持ちのいいものです。こちらもほっとしてそう返すと、大阪のKさん、複雑な顔で、
「でも、最初の紙をぺらぺらめくる音については、相変わらずなんです」
「そ、そうだね･･･」
そうなんです、A3をめくる最初に問題になったあの会議だけはめくり方やタイミングを気をつけてみたものの、まだ改善できていないんです。
本当はシーリングマイクを導入するとか、ノートPCを揃えてペーパーレス会議を実施する等の工夫が必要になりますが、社外のコンサルへの協力要請や、機材追加が必要です。
「んじゃ、試しに次回、ペーパーレス会議を試してみようか。ノートPCとiPad
を借りて問題なくできるか試してみようか」
これからも、テレビ会議の相手先の身になって考えながら、改定なテレビ会議をめざしたいと思います。
