さて、前回あきらかになった大阪オフィス側の、"実はテレビ会議が苦痛”問題。
（→ 詳細は前回を参照ください。）
解決策を探すべく、代表と私、技術顧問のO先生と大阪オフィスから2名が参加して、早速、打ち合わせが行われました。
テレビ会議が快適じゃないと参加意識も薄くなる
まずは大阪側に現在の状況を聞いてみることに。
「そもそも大半のテレビ会議が東京側に司会がいて参加人数も多いので、大阪側と温度差があることが多いんです。東京側がどっと盛り上がると話しに入りづらいというか。正直、大阪にも話を振ってくれないかな～と思うことも多いです」
「うう、身に覚えがあります･･･」
確かに会議に熱が入ってくると、テレビモニタの向こう側に気がまわらず、気がつくとぽつんとつまんなさそうに座っている姿に気づくこともあります。
「あと、カメラに映っていない人がいて、声だけ突然聞こえたりするのは驚きますね。ホワイトボードで説明を始めたのに、カメラを動かして映してくれないのも困ります。PCの画面を指さされても、こちらからはどこを指しているかわからないので。
それで、そういったことが重なってくるとなんだか会議に集中できなくなってしまって、積極的に参加しようという意欲がなくなるんですよね～」
「召集された会議に参加してそんな態度をとられたんじゃ、時間の無駄だと感じても仕方がないでしょ。でも、どうしてそれを言わないの？」
これには代表も困り顔です。
「結構言いづらいですよ。こっちが黙っていてもとんとん話は進んでいて、途中で止めるのは申し訳ないと」
「うーん、そこは相手に伝えてほしいね。残念ながら、こちらからは気がつかないことも多いし。
しかし、会議のファシリテーションについては、テレビ会議を利用しない会議でも修正しなければいけない問題が多いので、これは別途勉強会などの対策を取りましょう」
モニタの向こう側の参加者、一言も発言してないのでは？
会議が不快な理由には様々な要因がある
「でも、実は一番困っているのは、話している人の声が途中で途切れて、話の内容がわからなくなることなんです。
この間のように他の音が邪魔で声が聞こえないんじゃなくて、突然、前触れもなく、すっと声が消えることがあるんです。あれは一体なんなんですかね？」
先日の会議で大阪側の不具合を訴えていたKさんが、不思議そうにいいます。
「え、そんなことがあるの？」
文字通り、"売るほどテレビ会議がある"弊社の会議室には、お客様に自信を持ってお勧めできる製品を設置しており、周辺機器も含め会議室内およびネットワークは、それなりに整えられています。
そうそうトラブルは起こらないはずなのですが。
「実は営業部からも、時々、途中で声が途切れたりしてどうにもデモがやりづらいとの声が上がっています」
大阪で営業企画を担当しているSさんには、他からもすでに相談が持ち込まれているようです。
「常に起こるのではなく、使ってる製品や接続方法・参加人数・参加者によってまちまちに感じますね。
個人的には、MCUを利用した会議でカスケードマイクをつかっている時に、特に音が悪いような気がします」
「カスケードマイクを使ってなおかつMCUを利用するのは、全体会議と経営会議ですね。どちらもA社のテレビ会議システムで接続しています」
A社のシステムは、集音の良さや音の自然さで、今まで社内では比較的好評だったシステムです。
「まずはこのメンバーで、今回のトラブルに対する共通の認識を持つとが大事ですね」
一同がなんとなくもやもやしているところで、代表から声がかかります。
「全体会議と経営会議を録画して、それを次回打ち合わせまでに各自で視聴してきてください。起こっているトラブルと想定される原因を持ち寄って打ち合わせを行います」
全員うなずいて散会となりました。
どうやら、今回の"実はテレビ会議が苦痛”問題には、人災によるマナー的要因だけではなく、システム的要因もあるようです。
